Nie trać czasu – stwórz listę zadań

Nie trać czasu – stwórz listę zadań

Od dłuższego czasu chciałem na blogu poruszyć tematy związane z metodami zarządzania swoim czasem. Postaram się przedstawić kilka ciekawych narzędzi i tricków służących efektywniejszemu wykorzystaniu swojego czasu – głównie w pracy.

Od dawna wiadomo, że nie jesteśmy w stanie pracować wydajnie w 100% przez cały czas, jaki mamy do dyspozycji w pracy, czyli standardowo przez 8 godzin. Niemniej jednak – można usprawnić wykorzystanie dostępnego czasu w taki sposób, aby tracić go jak najmniej, a przy tym zachowywać jak największe skupienie i koncentrację przy wykonywaniu powierzonych nam zadań.

Jedną z prostszych metod pozwalającą efektywnie wykorzystywać czas jest tworzenie listy zadań. Jeszcze do niedawna przygotowywano takie listy ręcznie – na kartkach bądź w przygotowanych do tego celu własnoręcznie zeszytach. W dzisiejszych czasach, w tym celu można wykorzystać komputery, tablety czy też smartfony.

Po co nam lista zadań?

Listy zadań tworzy się aby uporządkować plan pracy w ciągu dnia czy tygodnia. Dzięki liście zadań wiemy, które zadania są istotne i należy je wykonać natychmiast, a które są mniej ważne i mogą nieco poczekać.

Jak przygotować prostą listę zadań?

Aby lista zadań była użyteczna musi spełniać pewne wymagania. Po pierwsze – najlepiej ją przygotować dzień wcześniej (jeśli jest to lista dziennych zadań). Po drugie – zadania nie mogą być wielowątkowe oraz muszą być proste w przekazie. Każde zadanie powinno być jedną konkretną czynnością do wykonania – np. Ustalić czy jest dostępny produkt – sklep XYZ, tel. XX XXX XX XX. Jeśli dojdziemy do wprawy – może też tworzyć zadania, stosując skróty – Produkt, XYZ, XX XXX XX XX. Jednowątkowość zadań jest o tyle istotna, ponieważ im więcej zadań jest odznaczonych, tym bardziej widzimy postęp naszych prac.

Narzędzie do tworzenia list zadań

Osobiście polecam program, którego sam używam, a mianowicie Wunderlist. Jest to darmowe narzędzie, które możemy zainstalować na każdym systemie operacyjnym (Linux, Windows, OS X), a także na każdym urządzeniu wyposażonym w system Android czy iOS.

Zalety programu

  • Łatwe tworzenie list zadań
  • Możliwość ustawienia przypomnienia – w programie jak i na maila
  • Możliwość dodawania znajomych/współpracowników do obserwowania/edytowania listy zadań
  • Lista zadań dostępna na stronie wunderlist.com (po zalogowaniu się)
  • Elegancki wygląd

Wady programu

  • Brak możliwość umieszczenia swojej listy zadań na prywatnej stronie www (przynajmniej dotychczas nie znalazłem takiej opcji)
  • Brak rozbudowanej możliwości ustawiania priorytetu zadań (dostępna jest tylko opcja oznaczenia gwiazdką zadania)

Tworzenie zadań na początku może się nam wydać skomplikowane, jednak kiedy nabierzemy wprawy – z pewnością stanie się to przydatnym narzędziem w codziennej pracy. Ja od kiedy stosuję listy zadań sprawy zawodowe są bardziej poukładane. Czasami zdarza mi się nie przygotować listy – wtedy dzień wydaje się bardzo chaotyczny. Poniżej dwa screeny z programu. A Wy stosujecie listy zadań?

3,725 total views, 3 views today

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *